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Vendor Due Diligence Checkliste

Nutzen Sie diese Checkliste, bevor ein Softwareanbieter zu Budget-, Compliance- oder Rollout-Commitment wird. Sie ist für Teams gebaut, die eine Go / No-Go Entscheidung begründen müssen.

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Warum es diese Seite gibt

Die meisten Vendor-Prüfungen überspringen die Fragen, die das Risiko entscheiden.

Ein Feature-Vergleich kann sauber wirken. Eine Due-Diligence-Checkliste fragt, ob Claims belegt sind, ob der Plan zum zukünftigen Team passt und was vor dem Rollout verifiziert werden muss.

Checkliste

Die Software-Vendor-Checks vor dem Commitment.

1. Entscheidungskontext

Exakten Use Case und betroffenen Geschäftsprozess definieren.
Aktuelle Teamgröße, erwartetes Wachstum, Budgetrahmen und Deadline festhalten.
Must-haves von Nice-to-haves trennen, bevor Features bewertet werden.
Interne Reviewer für Finance, Operations, IT, Security oder Legal benennen, falls relevant.

2. Pricing und TCO

Prüfen, ob notwendige Features planabhängig oder Enterprise-only sind.
Kosten für heutige Nutzerzahl und erwarteten Rollout berechnen.
Add-ons, Usage Limits, Support-Tiers, Implementierungskosten und Renewal-Risiko erfassen.
Fragen, wodurch der Vendor in sechs bis zwölf Monaten das Zielbudget überschreiten könnte.

3. Controls und Security Signals

SSO, SCIM, Audit Logs, Admin Roles, Retention, Export und Löschung prüfen.
Security Claims auf Primary Sources wie Trust Center, SOC 2 oder Security Docs mappen.
Marketing-Claims ohne Dokumentenbezug markieren.
Festhalten, welche Controls im Pilot getestet werden müssen.

4. Compliance und Vendor Chain

Prüfen, ob DPA verfügbar ist und Subprocessors gelistet sind.
Data Locations, Hosting Regions, Subprocessors und Transfermechanismen prüfen.
Widersprüche zwischen Terms, Privacy Pages und Trust Docs markieren.
Dokumente festlegen, die vor Full Rollout angefordert werden müssen.

5. Lock-in und Exit Risk

Bestätigen, ob Export dokumentiert ist und welche Formate verfügbar sind.
Exportqualität im Pilot praktisch testen, statt nur den Feature Claim zu akzeptieren.
Migrationsaufwand schätzen, falls das Team nach sechs oder zwölf Monaten wechselt.
Workflows identifizieren, die nach Adoption schwer rückgängig zu machen sind.

6. Decision Gate

Empfehlung als Go, No-Go oder Go under conditions formulieren.
Top drei Gründe und Top drei Risiken benennen.
Offene Fragen in eine Verification Queue übersetzen.
Nächsten Schritt festlegen: Pilot, Vendor Q&A, Procurement Pause oder Ablehnung.

Anwendung

Nicht als Papierarbeit nutzen, sondern als Meeting-Filter.

Die Checkliste ist dann wertvoll, wenn jeder Punkt entweder die Entscheidung verändert, eine Vendor-Frage erzeugt oder zur Rollout-Bedingung wird.

BehaltenClaims, die Budget, Compliance, Controls, Lock-in oder Freigabe betreffen.

StreichenFeature-Notizen, die die Empfehlung nicht verändern.

EskalierenHigh-Impact-Risiken mit schwacher Evidence.

FortfahrenNur wenn offene Fragen benannt und verantwortet sind.

EvidenceOps

Wenn die Checkliste zeigt, dass mehr auf dem Spiel steht, lassen Sie den Vendor prüfen.

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